A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), obrigação anual que historicamente concentrava informações sobre rendimentos pagos e tributos retidos, foi extinta para fatos geradores a partir de 1º de janeiro de 2025. Em 2026, empresas pagadoras não fazem mais a remessa anual da DIRF. Em compensação, ganham um conjunto de responsabilidades distribuídas ao longo do ano, transmitidas mensalmente por eSocial e EFD-Reinf.
A mudança tem efeito profundo na rotina do departamento pessoal e da contabilidade. O Informe de Rendimentos entregue ao trabalhador continua sendo obrigação da fonte pagadora, mas as informações que o alimentam mudaram de origem e de cadência. Em vez de uma grande declaração anual, a empresa transmite dados continuamente, com obrigação reforçada de consistência e tempestividade.
O que muda concretamente
O mapa antes era simples: ao longo do ano, a empresa recolhia tributos e mantinha registros internos; no início do ano seguinte, consolidava tudo em uma DIRF e gerava o Informe de Rendimentos. Esse fluxo foi substituído por uma lógica mais granular:
- eSocial: transmite mensalmente dados da folha de pagamento, incluindo salários, impostos retidos, dependentes informados, previdência complementar e outras rubricas trabalhistas;
- EFD-Reinf: recebe os pagamentos e retenções fora do escopo de folha, especialmente os relacionados a operações com pessoas jurídicas, retenções na fonte sobre serviços e demais informações que antes ficavam dispersas na DIRF;
- Informe de Rendimentos: continua sendo gerado pela fonte pagadora a partir desses dados, mas a base agora é a soma dos eventos do ano inteiro transmitidos por eSocial e EFD-Reinf.
O prazo para entrega do Informe de Rendimentos a trabalhadores e prestadores de serviço é o último dia útil de fevereiro. Em 2026, isso corresponde ao dia 27 de fevereiro. A falta de entrega ou erros relevantes podem gerar multa para a fonte pagadora e atraso na declaração de IRPF da pessoa física que dependa do documento.
Por que a mudança é estratégica
A consolidação no eSocial e na EFD-Reinf faz parte de um movimento maior do Fisco. A administração tributária busca trocar declarações em massa por fluxos contínuos de dados, com cruzamento automatizado entre folha, fornecedores, retenções e impostos. O resultado, para o Fisco, é maior visibilidade em tempo quase real do que cada empresa faz.
Para a empresa, isso significa três coisas:
Primeira: menor margem para erro. Uma rubrica esquecida no eSocial em fevereiro reaparece como inconsistência no Informe de Rendimentos em janeiro do ano seguinte. O custo de corrigir cresce exponencialmente quando o problema só é identificado tarde.
Segunda: rotinas mais maduras. Departamentos pessoal precisam parar de operar em modo reativo. Cada folha precisa ser fechada com revisão técnica, conciliação com benefícios pagos, conferência de impostos retidos e tempestividade na transmissão.
Terceira: maior visibilidade interna. Os dados transmitidos servem ao Fisco, mas também à própria empresa. Controles gerenciais, indicadores de RH, análise de custo de pessoal e auditorias internas ganham insumos consistentes.
Riscos e pontos sensíveis
A transição traz pontos que merecem atenção redobrada nos primeiros meses:
- Cadastros incompletos: dependentes não informados corretamente no eSocial não constam no Informe de Rendimentos. Trabalhador descobre na hora de declarar e cobra a empresa;
- Pensões alimentícias: valores pagos a beneficiários precisam estar identificados, com beneficiários cadastrados no eSocial;
- Planos de saúde: deduções de despesas com plano de saúde corporativo precisam aparecer corretamente para que possam ser aproveitadas pelo trabalhador;
- Previdência complementar: contribuições para planos PGBL/VGBL patrocinados pela empresa entram com regras específicas;
- Pagamentos a pessoas jurídicas: retenções na fonte sobre serviços, com identificação por tipo de operação, vão pela EFD-Reinf e precisam casar com os pagamentos efetivamente realizados.
Erros em cada uma dessas frentes geram correção retroativa, que pode envolver reabertura de competências anteriores. Quando isso acontece em janeiro, a equipe está com agenda de fechamento já comprometida pelo próprio prazo da DCTFWeb e do Informe de Rendimentos. O efeito é congestionamento operacional.
O ajuste anual no eSocial
A Receita Federal previu um período específico para que empresas revisem e corrijam dados antes da geração final do Informe de Rendimentos. O prazo do ajuste anual no eSocial é até 18 de fevereiro. Esse é o momento para reabrir competências, ajustar pendências e garantir que os dados batem com a realidade fiscal e contábil.
Departamentos pessoal experientes começam a preparar esse ajuste já em janeiro. Conferem listagens de dependentes, validam beneficiários de pensão, conferem deduções legais, revisam pagamentos a terceiros e garantem que rubricas atípicas estejam classificadas corretamente. Quanto mais cedo essa varredura acontece, menor o risco de descobrir problemas em cima do prazo final.
Reflexos para escritórios contábeis
Para escritórios que atendem múltiplos clientes, a mudança redobra a importância da padronização. Cada cliente operava no passado em ritmo próprio para a DIRF, com fechamento entre janeiro e fevereiro. Agora, todos precisam manter eSocial e EFD-Reinf em dia ao longo do ano, e os erros se distribuem por 12 competências em vez de uma.
Algumas práticas ajudam:
- Definir calendário mensal claro com prazos internos antes dos prazos legais, dando margem para correções;
- Implementar relatórios de fechamento mensal que confirmem o batimento entre folha de pagamento e eSocial transmitido;
- Manter comunicação periódica com clientes, lembrando o ajuste anual e oferecendo revisão técnica antes do prazo de fevereiro;
- Treinar a equipe nas particularidades dos eventos do eSocial relacionados a dependentes, deduções e pagamentos a pessoas jurídicas;
- Acompanhar a evolução das obrigações com a EFD-Reinf, especialmente para clientes com volume relevante de prestadores pessoa jurídica.
O que o trabalhador precisa saber
Para o lado do empregado, o efeito mais visível é a fonte do Informe de Rendimentos. O documento continua chegando até o último dia útil de fevereiro, mas com layout possivelmente diferente do que existia em anos anteriores. As informações são geradas pelo cruzamento de dados transmitidos durante o ano, então qualquer divergência entre o que o trabalhador esperava receber e o que aparece no Informe pode ter origem em algum mês específico do ano anterior.
Em caso de divergência, o caminho é comunicar a empresa o quanto antes para que a correção seja feita no eSocial antes do encerramento do prazo do ajuste anual. Após esse momento, a correção fica mais complexa e pode comprometer a entrega do IRPF dentro do prazo.
Conclusão
O fim da DIRF não eliminou obrigações; ela as redistribuiu. O resultado é um sistema fiscal mais integrado, mais previsível e mais transparente, mas que exige rotinas internas mais maduras. Empresas que tratam eSocial e EFD-Reinf com seriedade durante o ano todo entregam Informes de Rendimentos consistentes em fevereiro. Quem mantém a operação no modo reativo descobre problemas em janeiro e enfrenta janeiro e fevereiro em modo de incêndio.
Para a contabilidade estratégica, esse é um lembrete de que a obrigação acessória deixou de ser evento pontual. Tornou-se rotina contínua, conectada à folha, aos pagamentos e à governança da empresa. O escritório que orienta seus clientes nessa direção entrega mais do que cumprimento de prazos: entrega segurança fiscal continuada ao longo de todo o ano.
Fonte: Portal Contábeis
