Trocar de contador assusta mais do que precisa. O medo costuma ser o mesmo: perder histórico, atrasar obrigação, receber multa por algo que ficou pelo caminho. Com método e com a ordem certa de etapas, a maior parte desses riscos fica controlável, e o que depende do escritório anterior passa a ser pedido por escrito, com prazo.
Este texto descreve o processo do começo ao fim, incluindo o que a empresa precisa exigir do escritório anterior.
Antes de comunicar a saída
A ordem importa. Comunicar a troca antes de organizar a documentação é o que gera a maior parte dos problemas.
Confira o que está em dia. Levante quais obrigações foram entregues, quais impostos foram recolhidos e se existe pendência aberta. É o retrato do ponto de partida.
Garanta os seus acessos. Certificado digital e-CNPJ dentro da validade, acesso ao portal e-CAC, ao portal do Simples Nacional quando aplicável, aos sistemas estadual e municipal e ao Domicílio Tributário Eletrônico precisam estar sob controle da empresa, e não apenas do escritório.
Defina a data de corte. O mais comum é virar no fechamento de um mês, e o começo do ano facilita, porque a competência inteira fica com um único responsável.
O que o escritório anterior deve entregar
A empresa é dona da própria documentação. O que costuma ser solicitado na transição inclui:
Balancetes e balanços dos últimos exercícios; livros contábeis e fiscais; arquivos do SPED transmitidos, com os respectivos recibos; declarações entregues e seus recibos; guias pagas; documentos do departamento pessoal, com fichas de registro, folhas, rescisões e recolhimentos; e o arquivo digital da escrituração.
Vale registrar o pedido por escrito, com prazo. Uma carta de transferência assinada pelas duas partes evita ruído sobre o que já foi entregue.
O que precisa ser transferido formalmente
Alguns vínculos não mudam sozinhos e precisam de ato específico:
A procuração eletrônica no e-CAC. Outorgue a nova procuração antes de cancelar a anterior, para a empresa não ficar sem ninguém habilitado a transmitir. Confira a lista de serviços autorizados, porque a procuração do e-CAC vale apenas para o que estiver marcado.
O contabilista responsável no cadastro. É alteração cadastral no CNPJ, feita pelo Coletor Nacional da Receita Federal, com geração de DBE e transmissão integrada pela REDESIM. Quando existe ato societário a arquivar, ele segue para a Junta Comercial, e sociedades registradas em cartório seguem por lá.
Os acessos estaduais e municipais, que variam por localidade.
O certificado digital e-CNPJ, se ele estava em posse do escritório. Confira também a validade, porque certificado vencido trava a nova procuração antes do primeiro passo.
Onde a transição costuma gerar multa
Quem entrega as obrigações anuais do exercício anterior. ECD e ECF em curso precisam de responsável definido por escrito quando a troca acontece no meio do prazo. Sem essa definição por escrito, a entrega fica sem dono e a multa aparece depois.
A competência de corte com vencimento posterior. DCTFWeb, eSocial e EFD-Reinf do último mês do escritório antigo vencem depois de ele sair. Combine quem transmite.
Parcelamentos ativos. Receita Federal, Simples Nacional e PGFN, que tem cadastro próprio no Regularize. Nos parcelamentos administrados pela Receita Federal, a rescisão vem da falta de pagamento de três parcelas, consecutivas ou alternadas, ou de uma parcela quando todas as demais já estão pagas (Lei 10.522/2002, art. 14-B). Simples Nacional e transação da PGFN seguem regras próprias, definidas em resolução e em edital. Combine quem emite e quem paga a guia no mês da virada, e confira o calendário de entregas do período.
A caixa postal do e-CAC e o Domicílio Tributário Eletrônico. Intimação que ninguém lê corre prazo do mesmo jeito. Defina quem monitora durante a transição.
Os acessos que ficaram só com o escritório antigo. Levante antes de comunicar a saída, e não depois.
Os primeiros trinta dias com o novo escritório
Uma transição bem conduzida começa por uma conferência antes de qualquer lançamento novo.
O novo responsável revisa os saldos de abertura, confere se a escrituração anterior fecha, verifica o enquadramento tributário e levanta se há obrigação em atraso ou imposto recolhido a maior. Essa revisão inicial costuma encontrar mais do que a empresa espera, justamente porque ninguém olhava com olhos novos havia anos.
Quando a troca costuma valer
Raramente pelo preço da mensalidade. O que costuma pesar é outra coisa: o contato só existe quando chega guia; a empresa não recebe relatório que ajude a decidir; ninguém revisa o regime tributário há anos; dúvidas demoram dias para serem respondidas; e o crescimento da empresa passou a exigir o que o escritório não entrega.
Contabilidade que só cumpre obrigação mantém a empresa em ordem. Contabilidade estratégica usa o mesmo dado para mostrar onde está a margem, qual regime custa menos e o que a empresa pode reaver.
No Grupo BRA 360, a transição é conduzida pela nossa equipe, e o diagnóstico acontece antes de qualquer mudança.
Fazer o diagnóstico tributário
Perguntas frequentes
Posso trocar de contador a qualquer momento?
Sim. A relação é contratual e pode ser encerrada conforme o que estiver combinado, observado o aviso previsto em contrato. O que exige cuidado é a ordem das etapas, para não deixar obrigação sem responsável definido.
Vou perder o histórico contábil da empresa?
Não, porque a documentação pertence à empresa. Livros, balancetes, arquivos do SPED e declarações entregues devem ser repassados na transição, e vale pedir por escrito com prazo definido.
Qual a melhor época do ano para trocar?
A virada de ano facilita, porque deixa a competência inteira sob um único responsável. Fora isso, o fechamento de qualquer mês funciona, desde que a data de corte esteja clara para os dois escritórios.
O contador anterior pode reter documentos por honorários em aberto?
A documentação é da empresa. O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01, aprovada em 2019 e vigente desde 1º de junho daquele ano, em substituição à Resolução CFC nº 803/1996) veda, no item 4, alínea “l”, reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, comprovadamente confiados à guarda do profissional, e alcança expressamente a retenção usada para forçar o contratante a cumprir obrigação contratual. Essa vedação é de natureza ética e disciplinar, apurada pelo CRC. A cobrança de honorários em aberto corre em via própria e não se confunde com a entrega dos documentos. Persistindo a recusa, formalize o pedido por escrito com prazo e represente ao CRC.
E se aparecer erro cometido pelo escritório anterior?
Perante o Fisco, quem responde pelo tributo é a empresa, na condição de contribuinte (CTN, art. 121, parágrafo único, I). Corrigir o passado continua sendo obrigação dela, por retificação de declaração e pagamento do que faltou. A responsabilização do profissional anterior, quando cabível, depende de demonstrar culpa ou dolo, corre em via própria e não suspende a exigência do Fisco. Por isso a revisão inicial importa: quanto antes o erro aparece, menor o acréscimo.
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Fonte: Receita Federal, REDESIM e Conselho Federal de Contabilidade, NBC PG 01.
