O que define o preço de um BPO financeiro e como comparar

BPO financeiro é a terceirização da rotina financeira da empresa: contas a pagar e a receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e os relatórios que sustentam a decisão. O nome é o mesmo em toda proposta, e o conteúdo raramente é, o que explica orçamentos tão distantes entre si.

Não existe tabela de mercado confiável para esse serviço, porque o escopo muda tudo. O que dá para fazer, e é mais útil, é entender quais variáveis definem o valor e o que perguntar em cada proposta.

O que um BPO financeiro executa

Contas a pagar. Recebimento e conferência de documentos, programação e execução de pagamentos, e controle de vencimentos.

Contas a receber. Emissão e envio de cobranças, baixa de recebimentos e acompanhamento da inadimplência.

Conciliação bancária. Confronto entre extrato e lançamentos, na frequência contratada, que é o que sustenta a confiança no número do relatório.

Fluxo de caixa. Projeção de entradas e saídas, com visibilidade de semanas ou meses à frente.

Relatórios gerenciais. Posição de caixa, resultado por período e os indicadores combinados com a empresa.

O que faz o preço variar

Volume de lançamentos. É a variável que mais pesa na formação do preço, porque define o volume de trabalho recorrente. Uma empresa com poucas centenas de movimentos por mês é uma operação; milhares de movimentos, com muitos meios de pagamento, é outra.

Quantidade de contas e de meios de recebimento. Cada banco, adquirente e marketplace acrescenta uma conciliação.

Grau de organização atual. Empresa com processo definido e sistema alimentado exige menos esforço. Empresa que controla por planilha e mensagem paga a implantação da organização antes da rotina.

Se há implantação de sistema. Escolher, configurar e migrar dados para um ERP ou sistema financeiro costuma ser projeto separado da mensalidade.

Nível de relatório. Fechamento simples e um painel gerencial com indicadores próprios são escopos diferentes.

Frequência. Rotina diária custa mais que rotina semanal, e entrega visibilidade que a semanal não entrega.

A comparação que faz sentido

O erro comum é comparar o valor do BPO com o salário de um assistente financeiro. A comparação completa inclui, do lado interno, salário e encargos, férias e décimo terceiro, o custo do período em que a pessoa está sendo treinada, a cobertura quando ela falta ou sai, a licença do sistema e o tempo de quem supervisiona.

Os encargos do lado interno dependem do regime da empresa, e é nesse ponto que a conta costuma sair errada. No Simples Nacional a contribuição previdenciária patronal já está dentro do DAS na maior parte dos anexos, e a exceção é o Anexo IV, em que ela continua sendo recolhida sobre a folha (LC 123/2006, art. 18, §5º-C). Por isso não existe multiplicador único do tipo o custo é o dobro do salário: a conta precisa ser feita com o regime, a atividade e a folha reais da empresa. FGTS, décimo terceiro e férias com um terço entram em qualquer regime.

Do lado do BPO, entram a mensalidade, a implantação quando houver e as licenças que ficarem por conta da empresa.

O contraponto também precisa entrar: terceirizar cria dependência de fornecedor, coloca um tempo de resposta entre você e a informação, transfere para fora parte do conhecimento do seu negócio, e trocar de BPO depois tem custo de transição. Quem escolhe por preço sem olhar isso costuma pagar a diferença mais adiante.

Há ainda um item que não aparece em nenhum dos dois lados e costuma decidir: o custo de decidir sem número confiável. Empresa que não sabe a posição de caixa da semana seguinte toma decisão de compra, de contratação e de investimento no escuro.

Quando o BPO compensa

Costuma compensar quando a empresa cresceu e a rotina financeira ficou concentrada em uma pessoa sem substituto; quando o dono ainda executa a rotina e isso consome o tempo que deveria ir para a estratégia; quando o número só fica pronto semanas depois do fechamento; e quando falta separação entre as finanças da empresa e as do sócio.

Costuma não compensar quando a operação é pequena e estável, com poucos lançamentos, e a rotina já está sob controle de alguém com tempo para ela.

O que pedir em qualquer proposta

Peça o escopo em unidades, e não em adjetivos: quantos lançamentos estão incluídos, quantas contas bancárias, qual a frequência da conciliação, quais relatórios e em que prazo, quem é o contato responsável e o que acontece quando o volume ultrapassa o combinado.

No Grupo BRA 360, o BPO financeiro nasce de um diagnóstico da rotina atual, porque o escopo depende do que já existe.

Conhecer o BPO financeiro do Grupo BRA 360

Se a dúvida também for de regime tributário, o diagnóstico tributário é o ponto de partida.

Perguntas frequentes

BPO financeiro substitui a contabilidade?

Não. São funções diferentes e complementares. O BPO cuida da rotina financeira do dia a dia, e a contabilidade cuida da escrituração, das obrigações acessórias e da apuração de tributos. A responsabilidade legal pelas obrigações acessórias e pela apuração continua da empresa e do contador responsável, e não é transferida ao BPO. Quando as duas funções estão no mesmo grupo, a informação circula com menos retrabalho.

Preciso ter um sistema antes de contratar?

Não necessariamente. Parte das implantações começa justamente pela escolha e configuração do sistema. Quando já existe um sistema em uso, a implantação costuma ser mais rápida e mais barata.

Como ficam o controle e a segurança dos pagamentos?

A empresa mantém a alçada de aprovação. O comum é o BPO preparar e programar os pagamentos e a aprovação final permanecer com quem a empresa definir, com trilha de registro do que foi executado. Os acessos devem ser nominais e individuais, com o perfil de permissão que cada função exige, e nunca por senha compartilhada. Para efeito da LGPD, a empresa contratante segue como controladora dos dados e o prestador atua como operador (Lei 13.709/2018, art. 5º, VI e VII), o que precisa estar escrito no contrato.

Em quanto tempo a rotina fica estável?

Depende de quão organizada está a operação atual. Empresas com processo definido costumam estabilizar em poucos ciclos de fechamento; empresas que controlam por planilha passam antes por uma fase de organização.