RAIS 2026: prazos, obrigatoriedade e envio pelo eSocial

A RAIS 2026, Relação Anual de Informações Sociais, tem prazos definidos e traz mudanças importantes para empregadores brasileiros, especialmente em função da integração com o eSocial. Entender as obrigatoriedades, os prazos e o processo de envio é fundamental para evitar multas e manter a empresa em conformidade com o Ministério do Trabalho e Emprego.

Para contadores e departamentos de pessoal que acompanham as obrigações trabalhistas de perto, março de 2026 é o momento de revisar as informações do ano anterior e garantir que o envio seja realizado de forma completa e dentro do prazo.

O que é a RAIS e para que serve

A RAIS é uma obrigação acessória trabalhista instituída pelo Decreto nº 76.900/1975, que exige que todos os empregadores com vínculos empregatícios formais informem ao governo federal os dados sobre seus trabalhadores e os vínculos de emprego mantidos ao longo do ano anterior.

As informações da RAIS alimentam políticas públicas de emprego, permitem o acesso ao Abono Salarial PIS/PASEP por parte dos trabalhadores e são utilizadas pelo IBGE, pelo Ministério da Previdência Social e por outros órgãos em análises do mercado de trabalho.

A ausência de declaração ou a declaração com informações incorretas sujeita o empregador a multas que variam de acordo com o número de empregados e o tempo de atraso.

RAIS 2026: prazos e obrigatoriedade

A RAIS referente ao ano-calendário 2025, popularmente chamada de RAIS 2026, tem prazo de entrega normalmente estabelecido entre os meses de fevereiro e março de cada ano, por meio de portaria do Ministério do Trabalho e Emprego. Em 2026, o prazo foi definido até o final de março, conforme divulgado pelo MTE.

São obrigados a declarar a RAIS:

• Todos os empregadores com vínculos empregatícios ativos ou encerrados durante o ano-calendário;
• Empregadores sem vínculos no período, que devem enviar a chamada RAIS Negativa;
• Órgãos da administração pública direta e indireta, empresas públicas e sociedades de economia mista;
• Profissionais liberais e autônomos que possuíam empregados no período.

Integração com o eSocial: o que muda

A principal novidade da RAIS 2026 é o aprofundamento da integração com o eSocial. Desde a implantação do eSocial, as informações de vínculos empregatícios são transmitidas de forma contínua ao longo do ano, o que permite que o Ministério do Trabalho e Emprego pré-popule os dados da RAIS com as informações já enviadas.

Na prática, isso significa que:

• Para empregadores que utilizaram o eSocial corretamente ao longo de 2025, boa parte dos dados da RAIS já estará preenchida automaticamente;
• O papel do empregador é conferir, complementar e validar as informações, não necessariamente preencher do zero;
• Erros ou omissões no eSocial ao longo do ano se refletem na RAIS, por isso, a regularidade do eSocial durante o ano é fundamental;
• A transmissão final da RAIS deve ser feita pelo sistema RAIS/CAGED ou pela plataforma integrada ao eSocial, conforme orientação do MTE.

Quais informações devem ser declaradas

A RAIS exige a declaração de dados do estabelecimento e de cada vínculo empregatício mantido no período, incluindo:

• CPF, PIS/PASEP, nome e data de nascimento do trabalhador;
• Data de admissão e, quando aplicável, data e motivo do desligamento;
• Cargo, CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) e escolaridade;
• Remuneração mês a mês ao longo do ano;
• Tipo de vínculo (CLT, estatutário, avulso, etc.);
• Horas trabalhadas, férias, afastamentos e 13º salário;
• Jornada de trabalho contratual.

Multas por não entrega ou entrega incorreta

O não cumprimento da obrigação ou a entrega com informações incorretas sujeita o empregador a multas que, conforme o Decreto nº 76.900/1975 e atualizações posteriores, podem chegar a:

• R$ 425,64 a R$ 42.641,00, a depender do grau de infração e do número de empregados;
• Multas adicionais por cada trabalhador com informação omitida ou incorreta;
• Impossibilidade de o trabalhador acessar o Abono Salarial PIS/PASEP, o que pode gerar ações trabalhistas contra o empregador.

Passo a passo para o envio da RAIS 2026

Para garantir o cumprimento da obrigação dentro do prazo, siga este roteiro:

1. Verificação do eSocial: Revise os eventos enviados ao longo de 2025 e corrija eventuais inconsistências antes do fechamento da RAIS;
2. Levantamento de vínculos: Liste todos os empregados, incluindo os que foram admitidos e desligados durante o ano;
3. Conferência de remunerações: Confronte os valores declarados no eSocial com a folha de pagamento processada mês a mês;
4. Preenchimento ou validação: Acesse o sistema RAIS, valide os dados pré-preenchidos e complete as informações faltantes;
5. Transmissão: Envie dentro do prazo e guarde o recibo de entrega pelo prazo mínimo de 5 anos.

RAIS Negativa: quem precisa enviar

Empregadores que não tiveram nenhum vínculo empregatício ativo durante 2025 também são obrigados a declarar a RAIS Negativa. Esse procedimento informa ao governo que o estabelecimento existe mas não empregou ninguém no período, o que é diferente de não ter obrigação de declarar.

Ignorar a RAIS Negativa é um erro comum que gera multas desnecessárias. Fique atento.

Entre em contato com o Grupo BRA 360 e conte com especialistas em gestão trabalhista, eSocial e obrigações acessórias para garantir o envio correto e pontual da RAIS 2026, evitar multas e manter sua empresa em plena conformidade com o Ministério do Trabalho e Emprego.

Fonte: Portal Contábeis