DEFIS 2026: Prazo Até 31 de Março e Novas Multas

DEFIS 2026: Prazo Final em 31 de Março

A DEFIS 2026 (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) deve ser entregue até o dia 31 de março de 2026 por todas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. A declaração refere-se ao ano-calendário de 2025 e é obrigatória mesmo para empresas inativas.

Em 2026, as regras ganharam um componente novo e preocupante: penalidades expressas por atraso e erros, regulamentadas pela Lei Complementar 214/2025 e pela Resolução CGSN 183/2025. Quem não entregar no prazo estará sujeito a multas a partir de 1º de abril.

Quem Deve Entregar a DEFIS

A obrigatoriedade recai sobre todas as empresas enquadradas no Simples Nacional, com duas exceções importantes:

• Microempreendedores Individuais (MEI) estão dispensados da DEFIS, sua obrigação equivalente é a DASN-SIMEI
• Empresas que migraram para outro regime durante 2025 devem entregar a DEFIS referente ao período em que estiveram no Simples

Empresas que permaneceram inativas durante todo o ano de 2025 também são obrigadas a entregar a declaração, informando a situação de inatividade.

Novas Multas a Partir de 2026

Esta é a principal novidade: a LC 214/2025 trouxe penalidades específicas e mais severas para a DEFIS. As multas aplicáveis são:

Multa por Atraso na Entrega

• 2% ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante dos tributos informados na DEFIS
• Multa mínima de R$ 200,00, mesmo que a empresa não tenha tributos a informar
• A multa começa a incidir a partir de 1º de abril de 2026, no primeiro mês de atraso

Multa por Informações Incorretas ou Omitidas

• R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas
• Isso inclui erros em dados de faturamento, folha de pagamento, distribuição de lucros e estoques

Redução de 50% na Multa

As multas podem ser reduzidas pela metade quando a declaração for apresentada espontaneamente após o prazo, desde que antes de qualquer procedimento de ofício pela fiscalização. Ou seja: se você atrasou, entregue o mais rápido possível antes de receber notificação.

Informações Exigidas na DEFIS

A DEFIS não é uma declaração simples. Ela exige um conjunto abrangente de informações sobre a empresa:

• Receita bruta mensal por atividade (comércio, indústria, serviços)
• Ganhos de capital e alienação de bens do ativo permanente
• Quantidade de empregados no início e no final do período
• Valor do lucro distribuído aos sócios
• Saldo de estoque em 31/12/2025
• Pró-labore dos sócios
• Informações sobre exportações, se aplicável
• ISS retido (para prestadores de serviços)

Como Entregar: Passo a Passo

A entrega da DEFIS é feita exclusivamente pelo Portal do Simples Nacional:

1. Acesse o site do Simples Nacional (www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional)
2. Utilize certificado digital ou código de acesso para autenticação
3. Navegue até PGDAS-D e DEFIS
4. Selecione “DEFIS” e o ano-calendário 2025
5. Preencha todas as informações solicitadas
6. Revise os dados com atenção, erros geram multas
7. Transmita a declaração e guarde o recibo

Documentos Necessários

Antes de iniciar o preenchimento, reúna:

• Certificado digital válido (e-CPF ou e-CNPJ)
• Livro Caixa ou registros contábeis de 2025
• Informes de faturamento mensal por atividade
• Folha de pagamento e dados de funcionários
• Controle de estoque em 31/12/2025
• Comprovantes de distribuição de lucros e pró-labore

DEFIS e PGDAS-D: Não Confunda

É comum confundir a DEFIS com o PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, Declaratório). Embora sejam acessados pela mesma plataforma, são obrigações distintas:

• PGDAS-D: declaração mensal de receita para cálculo do DAS, prazo até o dia 20 de cada mês
• DEFIS: declaração anual com informações socioeconômicas, prazo até 31 de março

As novas multas da LC 214/2025 se aplicam a ambas as obrigações. Atrasos no PGDAS-D mensal também estão sujeitos à multa de 2% ao mês.

Impacto das Novas Regras no Simples Nacional

As penalidades mais rígidas fazem parte de um movimento mais amplo de modernização e controle do Simples Nacional. Com a reforma tributária em fase de testes, o governo busca garantir que as informações fiscais das empresas estejam corretas e atualizadas.

Para escritórios contábeis, isso significa redobrar a atenção com clientes do Simples Nacional. A automação e inteligência artificial no compliance fiscal podem ajudar a evitar erros e cumprir prazos com maior eficiência.

Consequências de Não Entregar

Além das multas financeiras, a falta de entrega da DEFIS pode gerar:

• Impedimento de emissão do DAS mensal até a regularização
• Restrições no Simples Nacional, podendo levar à exclusão do regime
• Irregularidade cadastral perante a Receita Federal
• Dificuldade em obter certidões negativas de débito

Conclusão

Com o prazo encerrando em 20 dias, as empresas do Simples Nacional devem priorizar a entrega da DEFIS 2026. As novas multas tornam o atraso significativamente mais caro, e erros no preenchimento também são penalizados. Organize seus documentos, revise os dados com cuidado e transmita a declaração o quanto antes.

O Grupo BRA 360 auxilia empresas do Simples Nacional na entrega da DEFIS e em todo o planejamento contábil estratégico. Entre em contato e evite penalidades.

Fonte: Portal Contábeis e Seu Dinheiro