Nota fiscal: como ajustar o ERP para IBS/CBS

A partir de 1º de agosto de 2026, os documentos fiscais eletrônicos emitidos por empresas do regime regular passam a exigir campos específicos ligados ao IBS e à CBS, os novos tributos da reforma do consumo. A regra está prevista no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, editado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS, e vale para notas fiscais eletrônicas (NF-e), conhecimentos de transporte eletrônico (CT-e) e demais documentos fiscais eletrônicos usados em operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços. Mais do que uma questão de prazo, o que está em jogo é um conjunto de ajustes técnicos que precisam estar prontos na empresa antes da virada do mês. Sem eles, o sistema emissor simplesmente não gera o documento no layout exigido, e isso paralisa o faturamento.

O que muda no layout dos documentos fiscais

A novidade central é a inclusão de campos próprios para CBS e IBS no XML dos documentos fiscais eletrônicos. Na fase inicial, a alíquota de teste é de 1%, dividida em 0,9% para a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços, de competência federal) e 0,1% para o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços, de competência estadual e municipal). Segundo as regras que disciplinam essa etapa, os valores informados nesse período têm finalidade operacional e de teste, sem impacto financeiro imediato sobre o preço pago pelo consumidor.

Isso não reduz a importância do ajuste. O documento fiscal que não trouxer os novos campos preenchidos corretamente deixa de ser aceito pelos ambientes de validação para empresas do regime regular a partir de agosto. Na prática, é uma mudança estrutural no motor de emissão, que altera a forma como o documento é gerado.

Passo a passo prático de adequação antes de agosto

Para empresas que ainda não iniciaram o ajuste, o caminho passa por quatro frentes que precisam ser tratadas em conjunto, não isoladamente.

1. Atualização do ERP e do sistema emissor

• Verificar junto ao fornecedor do ERP ou do emissor de notas se a versão instalada já contempla os campos de CBS e IBS no layout XML.
• Confirmar cronograma de atualização e agendar a instalação com folga em relação a 31 de julho, evitando o gargalo de suporte que costuma ocorrer perto do prazo.
• Rodar testes de integração com os ambientes fiscais antes da virada, simulando a emissão de documentos com os novos campos preenchidos.

2. Revisão do cadastro de produtos e serviços

• Conferir se os cadastros de produtos, serviços e operações estão com as classificações fiscais corretas para que o sistema calcule e informe CBS e IBS de forma automática.
• Cadastros desatualizados ou incompletos são a causa mais comum de rejeição, mesmo quando o sistema emissor já está tecnicamente pronto.

3. Ajuste na formação de preço

• Reavaliar planilhas e sistemas de precificação para que a alíquota de teste de 1% (0,9% de CBS e 0,1% de IBS) seja considerada no fluxo de emissão, mesmo sem impacto financeiro nesta etapa inicial.
• Alinhar com a equipe comercial e financeira para que não haja divergência entre o valor praticado e o que é informado no documento fiscal.

4. Treinamento das equipes

• Capacitar quem emite notas no dia a dia, para que a rotina de faturamento não pare por desconhecimento dos novos campos ou por erro de preenchimento manual.

Riscos operacionais de deixar o ajuste para depois

Empresas que adiarem esse trabalho até a última semana de julho tendem a enfrentar dois problemas simultâneos: a fila de atendimento de fornecedores de ERP fica congestionada, e o tempo para testar a emissão antes da entrada em vigor da regra desaparece. Como a exigência dos novos campos passa a valer para empresas do regime regular a partir de 1º de agosto, qualquer falha de parametrização identificada apenas nesse dia já significa faturamento parado, não apenas notas rejeitadas.

Vale reforçar que esse ajuste técnico é diferente da simples corrida contra o prazo de 31 de julho. Mesmo empresas que atualizarem o sistema emissor a tempo podem seguir tendo problemas se o cadastro de produtos e a formação de preço não estiverem alinhados aos novos campos, o que reforça a necessidade de tratar ERP, cadastro e precificação como uma adequação única, e não como tarefas separadas.

Escritórios contábeis também estão entre os afetados pela mudança, já que muitos são responsáveis pela emissão de documentos fiscais em nome de clientes ou pelo suporte direto na parametrização tributária. Por isso, o alinhamento entre empresa e contabilidade sobre quem valida cada etapa do ajuste, desde a atualização do sistema até o teste final de emissão, deve estar definido antes de agosto, para que nenhuma das partes assuma que a outra já concluiu o trabalho.

Como o Grupo BRA 360 pode ajudar sua empresa

Conduzir essa adequação exige olhar simultaneamente para a operação fiscal, o sistema de emissão e a rotina comercial da empresa, algo que raramente cabe apenas ao time interno de TI ou ao setor financeiro isoladamente. O Grupo BRA 360 acompanha esse tipo de mudança regulatória com a divisão Contábil, avaliando cadastro de produtos, parametrização tributária e o comportamento dos documentos fiscais emitidos, para identificar antes da virada de agosto onde estão os pontos de risco.

Além do diagnóstico técnico, a consultoria integrada do Grupo BRA 360 ajuda a organizar o cronograma de adequação junto ao fornecedor do sistema emissor, revisar a formação de preço à luz dos novos campos tributários e orientar as equipes responsáveis pela emissão, de forma que a empresa chegue a agosto de 2026 com o faturamento operando sem interrupções.

Fonte: Portal Contábeis