Notas fiscais: prazo para IBS e CBS termina em julho

Empresas de todo o país têm até o fim de julho para adequar seus sistemas de emissão de documentos fiscais eletrônicos aos novos campos exigidos pela reforma tributária. A partir de agosto, notas fiscais e demais documentos emitidos sem o preenchimento correto dos campos relacionados ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) poderão ser rejeitados automaticamente pelos sistemas fiscais. Para o empresário, isso significa que, mesmo sem impacto financeiro relevante neste primeiro ano de transição, a falta de adaptação pode simplesmente travar a emissão de notas e, na prática, travar a operação da empresa.

O que muda a partir de agosto nos documentos fiscais

A reforma tributária, que substitui progressivamente tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS pelo novo IVA dual (IBS e CBS), entrou em 2026 na chamada fase de testes. Nessa fase, os documentos fiscais eletrônicos passam a exigir campos específicos para informar os valores de IBS e CBS, conforme os leiautes definidos pelas notas técnicas da Receita Federal.

O prazo dado às empresas para ajustar seus sistemas de emissão (ERPs, softwares de faturamento e integrações com contabilidade) termina no fim de julho de 2026. A partir de agosto, documentos emitidos sem essas informações correm o risco de rejeição automática, o que impede a emissão da nota e pode paralisar vendas, faturamento e prestação de serviços.

Valores simbólicos, mas obrigação real

Um ponto importante para o empresário entender é que, em 2026, os percentuais de IBS e CBS aplicados são de teste, sem representar aumento de carga tributária. A alíquota experimental prevista para o período, conforme o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, é de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. A parcela de CBS pode ser compensada com o que já é pago de PIS e Cofins pelas empresas do regime não cumulativo, e o IBS, nesta fase de teste, é dispensado desde que a obrigação acessória seja cumprida. Assim, o efeito no caixa da empresa tende a ser neutro neste primeiro ano.

O que não é simbólico, no entanto, é a obrigação acessória. Ainda que o valor recolhido seja baixo ou compensado, o preenchimento correto dos novos campos nos documentos fiscais é obrigatório desde já e passa a ser condição para a validação da nota a partir de agosto. Empresas que tratarem esse período de testes como algo dispensável correm o risco de descobrir o problema exatamente quando ele já afeta a operação.

Quais documentos fiscais são afetados

A adaptação alcança os principais documentos fiscais eletrônicos usados no dia a dia das empresas, entre eles:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), usada na venda de produtos;
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), emitida no varejo;
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), usado no setor de transporte e logística;
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), emitida por prestadores de serviço.

Isso significa que praticamente nenhum setor fica de fora da exigência. Indústria, comércio, serviços e transporte precisam revisar, junto de seus fornecedores de sistema e de sua contabilidade, se os documentos emitidos já contemplam os campos de IBS e CBS.

Simples Nacional também entra na regra

A adequação não se limita às empresas do regime regular. O Simples Nacional, especialmente entre prestadores de serviço, também precisa se organizar dentro do novo cronograma. A partir de setembro, microempresas e pequenas empresas optantes pelo Simples deverão emitir a NFS-e pelo Emissor Nacional, um passo adicional de padronização que caminha junto com a implementação gradual da reforma, prevista para se completar até 2033.

Para o pequeno empresário, a recomendação prática é a mesma dada às empresas maiores: não empurrar a adaptação para a última semana de julho. Sistemas de emissão, planos de contabilidade e integrações levam tempo para serem testados e ajustados com segurança.

O risco real para quem não se adaptar a tempo

O valor de IBS ou CBS em 2026 é simbólico. O risco de verdade está na continuidade da operação. Uma nota fiscal rejeitada significa venda não concluída, serviço não faturado ou mercadoria que não pode circular com o documento correto. Em uma cadeia com fornecedores, transportadoras e clientes, esse tipo de travamento tende a se espalhar rapidamente.

Por isso, a orientação para os próximos dias é objetiva:

• Confirmar com o fornecedor do sistema de emissão de notas se a atualização com os campos de IBS e CBS já foi aplicada;
• Testar a emissão de documentos antes do fim de julho, e não apenas depois de agosto;
• Alinhar com a contabilidade responsável o correto preenchimento dos novos campos, evitando erros de leiaute;
• Revisar, no caso de empresas do Simples Nacional, o cronograma de migração para o Emissor Nacional de NFS-e.

Como o Grupo BRA 360 pode ajudar sua empresa

A transição para o novo modelo de IBS e CBS ainda vai se estender por anos, e cada fase traz uma nova exigência operacional que precisa ser tratada com antecedência, não às vésperas do prazo. O Grupo BRA 360 acompanha de perto as atualizações da reforma tributária e apoia empresas de diferentes portes e setores na revisão de sistemas fiscais, no ajuste de processos contábeis e na organização do cronograma de adequação, para que a emissão de documentos fiscais continue funcionando sem interrupções.

Se sua empresa ainda não confirmou se o sistema de emissão está preparado para os campos de IBS e CBS, ou se tem dúvidas sobre como o Simples Nacional deve se organizar para a NFS-e pelo Emissor Nacional, converse com a equipe do Grupo BRA 360. Uma avaliação preventiva agora evita que o problema apareça justamente no momento em que a empresa mais precisa emitir uma nota.

Fonte: Portal Contábeis